Systèmes d'information : entre fiabilité et conformité Economie : les autres articles

La mise en place d'outils informatiques de gestion est de plus en plus répandue dans les entreprises, quelle que soit leur taille. La plupart ont au minimum des applications pour la tenue de leur comptabilité et de leur paie. Certaines ont également pour pratique d'externaliser une partie de ces travaux à des cabinets agréés, qui ont également eux-mêmes recours à des solutions informatiques.
Il faut rappeler que le décret exécutif n° 09-110 du 7 avril 2009 fixe les conditions et modalités de tenue de la comptabilité au moyen de systèmes informatiques et que dans le sillage d'un confort installé dans l'assimilation de la nouvelle loi comptable algérienne, autant les gestionnaires d'entreprise que les comptables professionnels perdent de vue les nombreux risques liés à l'observation de la conformité de leurs logiciels ou progiciels. Cette conformité est souvent liée à la fiabilité des traitements assurés par les solutions informatiques acquises ou utilisées indirectement, via les prestataires assurant l'externalisation des traitements informatiques. En effet, si le décret exécutif n° 09-110 du 7 avril 2009 ne fait pas la distinction entre les systèmes informatiques détenus par l'entreprise et ceux détenus par les prestataires pour servir les entreprises, il n'en demeure pas moins qu'il s'applique aux deux catégories, car ce décret vise les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatiques lorsque ces systèmes participent directement ou indirectement à la justification d'une écriture comptable.
Au-delà des caractéristiques fondamentales qui se recoupent avec les principes comptables de base, ce texte exige l'établissement d'une documentation qui doit décrire les procédures et l'organisation comptables en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système de traitement. Cette documentation doit être conservée et maintenue, avec les mises à jour, aussi longtemps qu'est exigée la présentation des documents comptables auxquels elle se rapporte.
La responsabilité des éditeurs est engagée
En effet, il est précisé que l'entité utilisatrice du logiciel doit disposer d'un engagement de l'éditeur du logiciel sur : la conformité du logiciel aux prescriptions prévues par le décret 09-110 ; sur l'acceptation de fournir la documentation technique du logiciel de comptabilité, à la requête des agents de contrôle fiscaux ou à l'auditeur habilité par la loi.
Or, disposer d'un tel engagement n'affranchit en rien l'entité concernée, notamment dans ses rapports avec l'administration, car supposée produire des états financiers et des déclarations fiscales établies dans les règles de l'art. Sur ce sujet, le décret 09-110 est précis car il requiert que les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatiques doivent respecter les procédures fiscales en vigueur. Il est prescrit, entre autres, que le contrôle par l'administration fiscale de cette comptabilité doit porter sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par la législation fiscale ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.
C'est donc sur ce dernier point que les éditeurs peuvent être amenés à fournir la documentation technique du logiciel. Sur ce sujet, il n'est pas certain que tous les éditeurs aient pu se conformer aux dispositions réglementaires, soit par l'absence de contrôle de l'administration sur leurs applications ou encore non contraints par leurs clients se limitant, par méconnaissance, à l'acquisition du logiciel. Encore faut-il qu'il y ait acquisition, certaines entreprises se satisfaisant, par négligence combinée à de l'inconscience, à «copier» les solutions au mépris des règles des droits d'auteur et surtout au risque d'une responsabilité sans limite.
Les procédures de contrôle de comptabilité au carrefour de l'entreprise et de ses prestataires
L'entreprise est la première concernée car c'est elle qui, en premier lieu, est tenue de pouvoir fournir les données comptables et leurs justificatifs tout en assurant la conservation de ces données, qui est encore plus sensible lorsqu'il s'agit de supports informatiques. Les prescriptions du décret 09-110 sont autant de facteurs structurants sur la qualité de l'information et de son traitement, enrichis par la nécessaire documentation descriptive des procédures et de l'organisation comptables. Leur respect est déjà un grand épisode de la conformité. Encore faut-il être prévenant et intégrer les cas d'évolution de solutions informatiques ou de migration à l'occasion de l'adoption d'un nouveau système. Sur ce sujet, il est recommandé d'assurer la traçabilité de la conversion et la compatibilité des fichiers de l'ancien système vers le nouveau système.
Le maintien de la relation avec les éditeurs est un postulat de base
Selon que l'entreprise soit propriétaire ou non des solutions informatiques utilisées, il y a tout intérêt à anticiper sur ce que l'éditeur doit apporter comme support lors de la mise en place de la solution informatique, de sa maintenance et surtout sur son engagement à fournir à l'administration fiscale les moyens d'effectuer ses contrôles sur les aspects techniques des applications. Ceci n'est pas sans difficulté car il n'y a pas, en l'état actuel, de normalisation sur le sujet car la documentation technique évoquée par l'article 8 du décret 09-110 n'y est pas précisée. Dans les pays où cette prescription est faite, il est attendu que l'administration fiscale puisse avoir accès aux codes sources du logiciel de comptabilité.
C'est dire combien il est important de convenir contractuellement avec l'éditeur des conditions d'accès aux codes sources, mais également des conditions de sa collaboration en cas de contrôle, au-delà de la mise à disposition de la documentation technique pour permettre l'extraction et l'interprétation des informations traitées au sein de l'entreprise vérifiée. La convention avec l'éditeur a tout avantage pour l'entreprise à intégrer les conditions de conservation chez l'éditeur de la documentation technique eu égard au droit de vérification de l'administration qui étendu dans la durée ' au moins pour quatre ans ' justifie la nécessité pour l'éditeur de pouvoir répondre à ces requêtes à l'occasion du contrôle.
La relation avec les cabinets qui assurent l'externalisation est importante
Ces cabinets doivent avoir l'assurance que les solutions informatiques sont fiables, conformes et doivent avoir les mêmes préoccupations que celles des entreprises qui internalisent ces traitements.
L'entreprise a, pour sa part, besoin de préciser les conditions d'assistance à l'occasion de contrôles fiscaux eu égard à l'externalisation des traitements et à la responsabilité du cabinet dans le choix de la solution informatique qui, à son tour, doit avoir convenu de termes contractuels appropriés avec l'éditeur.